Lean Six Sigma (LSS) es una metodología que tiene un impacto importante en la solución de problemas que enfrentan las empresas y organizaciones de hoy.
La aplicación de Lean Six Sigma en empresas de servicios o productos hace que sus procesos sean más eficientes, optimiza los recursos, incrementa la rentabilidad, aumenta la satisfacción del cliente e incrementa el valor para el cliente. Por tal razón, la metodología LSS ha sido implementada de forma exitosa tanto por multinacionales como por pequeñas y medianas empresas.
Para implementar esta metodología es necesario seguir una serie de pasos para alcanzar los objetivos que se plantea. Como el objetivo más frecuente en las organizaciones es mejorar los procesos que ya existen, emplearemos el método DMAIC: Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar.
Sin embargo, antes de entrar a profundidad en estas cinco fases, creemos necesario añadir un paso preliminar: la preparación.
El primer paso de cualquier esfuerzo de mejora de procesos consiste en seleccionar el mejor proyecto. Para ello, se realiza un diagnóstico de herramientas de calidad y se identifica cuál es el problema que influye de manera significativa en la organización.
La resistencia al cambio es uno de los grandes retos que enfrentan las organizaciones cuando se llevan a cabo proyectos de LSS. Por ello, el compromiso de la dirección es clave dentro de todo el proyecto, dado que se debe alinear la cultura organizacional hacia una cultura de mejora continua.
Otra razón por la cual es importante el compromiso del área directiva es que probablemente sea necesaria la asignación de recursos no solo económicos, sino también de materiales tecnológicos y humanos.
En esta etapa preliminar también es muy importante determinar los procesos con enfoque hacia el cliente. Por eso, se debe identificar quiénes son, sus características, cómo están segmentados y cuáles son sus necesidades.Todo esto permitirá alcanzar la satisfacción del cliente y conocer lo que valoran.
Una vez preparado el clima para la metodología, se puede iniciar con las cinco fases de la metodología DMAIC.
En esta etapa se definen los aspectos generales del proyecto, como el título, el objetivo, el planteamiento del problema, el equipo de trabajo, la programación de las actividades, las métricas, las variables del proceso, las actividades u otra información necesaria.
Un componente importante de esta fase es el Project Charter. Este proporciona una mirada general del proyecto y permite delimitar los aspectos generales antes mencionados.
También se debe realizar un mapeo del proceso y definir variables antes de emprender cualquier acción. Para esto, se pueden emplear herramientas como flujogramas, mapas de procesos, SIPOC o el mapa de flujo de valor.
Un aspecto fundamental dentro de la metodología LSS es el uso de datos para el análisis de los procesos, la toma de decisiones y el diseño de mejoras. Así, es necesario que las fuentes de información y los sistemas de medición sean confiables.
Con ello, se evitará tomar acciones equivocadas que causen resultados indeseados y podremos identificar la causa-raíz de los problemas durante el desarrollo de la ingeniería. De esta manera, el sistema de medición debe ser evaluado con algunos criterios específicos, como exactitud, estabilidad, linealidad, sensibilidad, entre otros.
Por otro lado, en esta etapa se debe establecer una línea base, la cual define el estado inicial del proceso, producto o servicio. Esto servirá para evaluar la efectividad de las mejoras alcanzadas con la implementación del proyecto.
En esta fase se identifica la causa-raíz. Para esto, primero se debe identificar las causas potenciales a través de herramientas de análisis complejas, como histogramas, diagramas de Pareto, diagramas de Ishikawa, análisis de los 5 porqués, entre otros.
Luego, estas causas potenciales deben ser verificadas y evaluadas por los equipos de trabajo por medio de pruebas de hipótesis, análisis de la varianza, análisis de correlaciones, métodos estadísticos, entre otras técnicas. Después de la validación de las causas, se requiere identificar y priorizar aquellas más frecuentes y más perjudiciales en el desarrollo de los procesos.
Ahora, con las causas-raíz seleccionadas, se debe definir acciones específicas para solucionar los problemas y alcanzar el objetivo propuesto con el desarrollo del proyecto. Para esto se pueden utilizar herramientas estadísticas y de gestión, no solo para generar ideas y respaldar decisiones, sino también para estructurarlas en un plan de acción.
A continuación, se debe implementar las acciones que se consideren más adecuadas. Esto puede requerir una planificación cuidadosa. Para una implementación a gran escala, se puede emplear un piloto para garantizar que los cambios funcionen. Además, se puede crear un plan de implementación como buena práctica.
A medida que se van implementando las acciones de mejora, se debe recopilar información para verificar si el proceso de cambio ha mejorado o no la línea de base. Si se comprueba que ha habido mejoras, entonces se puede concluir que ha sido un éxito.
En esta última fase, el objetivo es incorporar, estandarizar y mantener los cambios introducidos en la fase anterior. Para ello, es necesario documentar los procesos o procedimientos modificados. Mientras mejor sea la documentación final, será más fácil que los participantes adopten el nuevo proceso.
Una de las mejores formas de incrementar el potencial de la metodología Lean Six Sigma es aplicar las ganancias de un proyecto a otras áreas de la empresa. Incluso si el proyecto no puede ser aplicado en su totalidad a otras áreas, puede haber partes que pueden ser adoptadas y adaptadas. De esta forma, se multiplicará con rapidez el impacto en la empresa.
En la Maestría en Ingeniería Industrial de la PUCP aprenderás a profundidad qué es es el Lean Six Sigma y cómo funciona. Analizarás ejemplos y casos prácticos de LSS en empresas. Luego, podrás aplicarlo en entornos productivos o de servicios. Notarás los grandes cambios a los que puedes conducir a todo tipo de empresas.
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